Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu kreuje krąg podmiotów, które nazywane są instytucjami obowiązanymi i nakłada na nie m.in. obowiązek stworzenia specjalnej procedury wewnętrznej przeciwdziałania praniu pieniędzy. Stanowi ona zbiór konkretnych działań podejmowanych przez dany podmiot w kontekście przeciwdziałania praniu pieniędzy i weryfikacji kontrahentów. Warto pamiętać aby na bieżąco monitorować listę kategorii instytucji obowiązanych, a także weryfikować ewentualną przynależność do tego katalogu, zwłaszcza w przypadku zmiany lub rozszerzenia profilu działalności. Instytucją obowiązaną przedsiębiorca może stać się również wskutek konkretnego zdarzenia, np. w przypadku przyjęcia lub dokonania płatności gotówkowej za towar w kwocie równej lub większej niż 10.000,00 EUR, na co warto uczulić swoich pracowników.
Bardzo ważne jest dopasowanie procedury do specyfiki danego przedsiębiorstwa, gdyż jest to jedyny sposób gwarantujący jej prawidłowe funkcjonowanie i wypełnianie swojej roli. Potraktowanie procedury wewnętrznej jako elementu, który musimy uszyć na miarę nie tylko zwiększa bezpieczeństwo w kontekście relacji z kontrahentami, ale także stanowi niezbędny element uniknięcia ewentualnych sankcji, bowiem procedura podlega ocenie nie tylko w zakresie jej istnienia i wdrożenia, ale także tego, czy jest ona odpowiednio zindywidualizowana i w konsekwencji należycie spełnia swoją rolę. Z uwagi na fakt, że ustawa obowiązuje od 2018 roku mogliśmy zaobserwować sankcje z tytułu niewywiązania się z obowiązków proceduralnych w zakresie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu również dla podmiotów, które procedurę co prawda posiadały i wdrożyły, ale nie uwzględniły przy tym „charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności”, czyli innymi słowy nie dopasowały procedury do specyfiki podmiotu.
Ustawa wskazuje obszary jakie powinna zawierać procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu i obejmują one zwłaszcza:
- szeroko pojęte zarządzanie ryzykiem (od środków podejmowanych w celu minimalizowania, przez jego identyfikację, aż po odpowiednie działanie w wypadku wykrycia ryzyka),
- weryfikację kontrahentów,
- archiwizację dokumentacji,
- zgłaszanie nieprawidłowości (zarówno przez pracowników w ramach instytucji obowiązanej jak i przez instytucję obowiązaną wobec organu nadzoru).
Poza przygotowaniem i zindywidualizowaniem procedury niezbędne jest także jej prawidłowe wdrożenie w oparciu o szkolenia pracowników i konsekwentne budowanie etycznej kultury pracy, co sprawia, że w procedurze powinni uczestniczyć de facto wszyscy pracownicy podmiotu ze szczególnym uwzględnieniem kadry kierowniczej, która powinna wskazywać przykład z góry, co ma prowadzić do budowania etycznego środowiska.
Odpowiednio wdrożona procedura wskazuje także wyznaczone osoby odpowiedzialne za jej realizację, co jest kluczowym elementem kreowania zasad odpowiedzialności osób zarządzających spółką. Odpowiednie poukładanie procesów znacząco przyczynia się do ochrony przed odpowiedzialnością karną i cywilną menadżerów, bowiem udokumentowany podział odpowiedzialności pozwala uniknąć sankcji za te elementy, którymi menadżer nie zajmuje się w swojej codziennej działalności operacyjnej.
Warto wskazać także, że nie tylko instytucje obowiązane są objęte zakresem ustawy. Podmioty zobligowane do zgłaszania beneficjentów rzeczywistych muszą także aktualizować informacje o zgłoszonych beneficjentach. Sprostanie temu obowiązkowi może być szczególnie trudne w spółkach przynależących do rozbudowanych grup kapitałowych, w związku z czym także w tym zakresie rekomendowane jest stworzenie i wdrożenie odpowiedniej procedury, która usprawni przepływ informacji pomiędzy spółkami w grupie i umożliwi weryfikację aktualności zgłoszenia.
Procedury AML, jak każdy element compliance, pozwala nie tylko na spełnienie wymogów prawa i uniknięcie ewentualnych kar, ale także przyczynia się do usprawnienia procesów w ramach przedsiębiorstwa poprzez wykrywanie nieprawidłowości na ich wczesnym etapie lub niedopuszczenie do ich pojawienia się.
