Prawidłowe uzyskanie środków pomocowych w związku z COVID wiązało się ze spełnieniem konkretnych warunków finansowych (np. spadku przychodów), ale często także ze złożeniem przez przedsiębiorców konkretnych oświadczeń, czy weryfikacji limitów dostępnej pomocy publicznej.
Działając pod presją czasu i utraty płynności:
- dopełnienie kwestii formalnych i zadbanie o właściwą dokumentację spełnienia warunków (na wypadek ewentualnej kontroli) pozostawało na drugim miejscu, a
- uzyskanie wsparcia następowało w systemie nieprecyzyjnych przepisów oraz braku jednoznacznych wytycznych, co do ich stosowania, bowiem dopiero z czasem wydawane zostały objaśnienia i materiały informacyjne dotyczące prawidłowego postępowania.
Nie powinniśmy mieć wątpliwości, że prędzej czy później organy powiedzą “sprawdzam” i będą chciały zweryfikować, czy pomoc została przyznana i spożytkowana zgodnie z warunkami poszczególnych programów. Weryfikowane może być przykładowo:
- czy podmiot prawidłowo skorzystał ze wsparcia z art. 15g a następnie z 15gg ustawy o Covid-19 (o czym pisaliśmy tutaj),
- czy przyznane środki zostały wykorzystane zgodnie z określonym regulaminowo /ustawowo przeznaczeniem,
- czy podmiot prawidłowo określił swój status (rozmiar),
- czy próg kwotowy przyznanej beneficjentowi pomocy nie został przekroczony w ramach obowiązujących danego przedsiębiorcę limitów.
Jak się zabezpieczyć?
Mając na uwadze, że:
- rekonstrukcja przeszłości (uzasadnienie dlaczego postępowaliśmy w danych okolicznościach tak, a nie inaczej) na potrzeby kontroli przeprowadzanej parę lat po uzyskaniu pomocy,
- często bez udziału personelu odpowiedzialnego za uzyskanie wsparcia
– może być znacznie utrudniona, a często wręcz niemożliwa – rekomendowane jest stworzenie swoistego „defence file” już dziś.
Defence file powinien zawierać przede wszystkim:
- dane przyjęte przez podmiot w ramach wnioskowania o wsparcie,
- dokumentację potwierdzającą, że środki zostały wydatkowane zgodnie z celem,
- sposób rozumienia (niejasnych na dzień uzyskiwania wsparcia) przepisów przyjęty przez beneficjenta.
Zarchiwizowanie dokumentacji na temat uzyskanej pomocy publicznej w wyniku Covid-19 przez osoby (zwykle działy księgowo-finansowe oraz HR) odpowiedzialne za pozyskiwanie i wydatkowanie środków publicznych oraz rozliczanie pomocy pozwoli:
- na samodzielne wykrycie potencjalnych nieprawidłowości i dokonanie stosownych korekt już dziś,
- bezboleśnie przejść potencjalną kontrolę, która może wydarzyć się za parę lat.
