Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system umożliwiający wystawianie, przesyłanie i odbiór faktur w formie elektronicznej. System wprowadza różne tryby wystawiania faktur, które uwzględniają zarówno normalne działanie KSeF, jak i sytuacje awaryjne, a także niedostępność systemu. Prawidłowe stosowanie trybów jest kluczowe dla zgodności z przepisami podatkowymi, a także wpływa na terminowość przekazywania faktur nabywcom.
Tryby wystawiania faktur
KSeF wyróżnia kilka trybów wystawiania faktur:
- tryb online– standardowy tryb, w którym faktura od razu trafia do KSeF.
- tryb offline24– tryb dobrowolny, umożliwiający wystawienie faktury offline, ale przesłanie do systemu musi nastąpić najpóźniej następnego dnia roboczego.
- tryb offline – niedostępność SeF – stosowany w przypadku niedostępności systemu. Faktury przesyła się do KSeF po przywróceniu jego działania, w ciągu jednego dnia roboczego.
- tryb awaryjny – umożliwia przekazywanie faktur poza systemem, z obowiązkiem przesłania ich do KSeF po usunięciu awarii, w ciągu 7 dni roboczych
Poniższa tabela przedstawia najważniejsze różnice między tymi trybami:
| Kryterium | Tryb online | Tryb offline24 | Tryb offline | Tryb awaryjny |
| Kiedy można stosować | Standardowy tryb | Dobrowolnie | Gdy KSeF jest niedostępny (ogłoszone w BIP MF) | Gdy ogłoszona zostanie awaria KSeF (ogłoszone w BIP MF) |
| Data wystawienia | Data przesłania faktury do KSeF (data w P_1 = data przesłania) | Data wskazana w polu P_1 | Data wskazana w polu P_1 | Data wskazana w polu P_1 |
| Moment odbioru przez nabywcę | Data przydzielenia numeru KSeF lub faktycznego otrzymania przez innego nabywcę* | Data przydzielenia numeru KSeF lub faktycznego otrzymania przez innego nabywcę* | Data przydzielenia numeru KSeF po zakończeniu niedostępności lub faktyczne otrzymanie przez innego nabywcę* | Faktyczna data otrzymania faktury poza KSeF albo data nadania numeru KSeF – zależnie, co nastąpi wcześniej |
| Kody QR – przy przekazaniu FV innemu podmiotowi* | Kod QR z numerem KSeF | Dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” | Dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” | Dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” |
| Kody QR – po przesłaniu FV do KSeF | Jeden kod QR (numer KSeF) | Jeden kod QR (numer KSeF) | Jeden kod QR (numer KSeF) | Jeden kod QR (numer KSeF) |
* „Inny podmiot” – chodzi o sytuacje, gdy faktura jest przekazywana poza KSeF, np.:
- do nabywcy, który nie ma dostępu do systemu (m.in. na rzecz podmiotu zagranicznego, konsumenta czy nabywcy bez NIP),
- miejscem świadczenia jest terytorium państwa innego niż Polska.
Wyjątkowym przypadkiem jest awaria całkowita KSeF. W takiej sytuacji podatnicy mogą wystawiać faktury poza systemem (w formie papierowej lub elektronicznej), a faktury nie trafiają do KSeF i nie wymagają kodów QR.
Nieodpłatne webinarium TLA | KSeF w praktyce – od kiedy sankcje i co to oznacza dla biznesu?
