Zastosowanie niższej stawki, zwolnienia lub niepobierania podatku u źródła (dalej również: WHT) jest obecnie powszechną praktyką. Jednakże, jest to możliwe tylko pod warunkiem dochowania należytej staranności, co wiąże się z dysponowania odpowiednimi dokumentami, we właściwym czasie.
Na rozpoznanie należności podlegających WHT, a co za tym idzie, na odpowiednie rozliczenie podatkowe z tego tytułu, wpływ ma przepływ informacji między właściwymi działami w danym przedsiębiorstwie.
Jeśli chodzi o grupy należności podlegających WHT, to należą do nich:
- odsetki i należności licencyjne,
- dywidendy
- pozostałe tytuły, w szczególności usługi niematerialne.
Przy podatku u źródła, to właśnie identyfikacja wypłaty danej należności do jednej z powyższych grup, stanowi pierwszy krok do ustanowienia prawidłowej procedury w tym zakresie. O ile rozpoznanie odsetek, należności licencyjnych oraz dywidend co do zasady nie stanowi kłopotu, to zakwalifikowanie danych usług niematerialnych do kategorii podlegającej WHT może być problematyczne. Z tego względu, niezwykle ważne jest, aby np. dział handlowy zajmujący się ofertowaniem i podpisywaniem umów, z wyprzedzeniem poinformował dział księgowości o:
- usługach, za które wypłata należności może się wiązać z podleganiem WHT,
- zapisach umownych (np. kwestia zapisów dotyczących ubruttowienia).
W tym momencie, może zostać dokonana ostateczna identyfikacja, czy wypłata należności podlega podatkowi u źródła.
Kolejnym etapem jest zbadanie, czy dla danej wypłaty należności możliwe jest zastosowanie:
- zwolnienia na podstawie ustawy o CIT,
- niższej stawki na podstawie odpowiedniej UPO,
- niepobieranie WHT na podstawie odpowiedniej UPO.
Dla dochowania należytej staranności, ważne jest zebranie odpowiedniej dokumentacji oraz dowodów, zabezpieczających sposób realizacji wypłaty danej należności.
Najważniejszym elementem dokumentacyjnym, dla każdej wskazanej wcześniej należności, jest certyfikat rezydencji. Dla zastosowania zwolnienia, niższej stawki czy niepobierania WHT, konieczne jest, aby ten certyfikat był ważny w momencie dokonania poszczególnych wypłat.
Certyfikat jest podstawowym elementem dokumentacyjnym w ramach WHT, ale nie jedynym. Dla zastosowania zwolnienia z WHT, w przypadku odsetek i należności licencyjnych, oraz dywidend konieczne jest również pozyskanie:
- odpowiednich oświadczeń odbiorcy dotyczących m.in. rzeczywistego właściciela czy też niekorzystanie ze zwolnienia z opodatkowania,
- innych dodatkowych dokumentów i informacji potwierdzających dochowanie należytej staranności oraz weryfikację rzeczywistego właściciela (np. w przypadku dywidend niezbędne jest przeprowadzenie weryfikacji, czy wypłata dywidendy nie wiąże się z nadużyciem prawa).
Temat związany z odpowiednim zabezpieczeniem sposobu rozliczeń WHT jest kłopotliwy i może spowodować negatywne konsekwencji finansowe dla przedsiębiorców. Dlatego też, rekomendowane jest wprowadzenie odpowiedniej procedery opierającej się o etap:
- identyfikacyjny – rozpoznanie danej należności jako podlegającej WHT,
- zabezpieczający – zgromadzenie odpowiedniej dokumentacji w oparciu o możliwe zastosowanie zwolnienia, niższej stawki lub niepobieranie podatku,
- informacyjny – przekazanie wymaganych informacji i formularzy do urzędu skarbowego.
Każdy ze wskazanych etapów jest tematem do szczegółowego rozwinięcia. Ostateczna struktura procedury komunikacyjnej oraz przepływu dokumentów na potrzeby WHT, zależy od indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy oraz jego sposobu rozliczeń.
