Pomimo funkcjonowania KSeF niektórzy podatnicy decydują się na przesyłanie wizualizacji, niekiedy wskazując na fakturze dodatkowe informacje takie jak:
- numer KSeF faktury,
- datę przesłania faktury do KSeF,
- kod QR.
Podatnicy niekiedy decydują się na wskazanie również dodatkowych danych, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji (inne niż określone w ustawie o VAT) – przykładowo:
- uzupełnione pola dotyczące obciążeń lub odliczeń i konsekwentnie wykazana odpowiednio większa lub mniejsza kwota do zapłaty, czyli kwota należności do zapłaty równa polu P_15 powiększonemu o obciążenia i pomniejszonemu o odliczenia.
Niekiedy chcą również prezentować dane na wizualizacji w inny sposób niż na fakturze ustrukturyzowanej – przykładowo:
- zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”.
DKIS wskazał w interpretacji indywidualnej z dnia 30 kwietnia 2026 r., (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW), że w takim przypadku wizualizacja faktury może zostać uznana za fakturę pustą:
- tego typu różnice mogą wprowadzać w błąd odbiorcę faktury co do warunków transakcji i nie stanowią odzwierciedlenia faktury ustrukturyzowanej.
- (…) struktura logiczna FA(3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej. Jeśli więc zostaną one umieszczone na fakturze w KSeF powinny znaleźć odzwierciedlenie także w jej wizualizacji. Jeżeli w pliku XML wypełnione zostaną dane w elemencie „Rozliczenie”, a nie zostaną one wskazane na wizualizacji, może to wprowadzić nabywcę w błąd, co do ostatecznej kwoty do zapłaty za towar/usługę.
- (…) Wątpliwości budzi też wskazany sposób prezentowania danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Struktura logiczna FA(3) zawiera element „FaWiersz”, w którym znajduje się m.in. pole „P_7” dotyczące nazwy towaru lub usługi. Natomiast nie zawiera pola „opis pozycji”, który został wskazany we wniosku przez podatnika.
Jak wynika z powyższej interpretacji, podatnicy nie mogą swobodnie podchodzić do wizualizacji faktur. Przede wszystkim wizualizacja ma odzwierciedlać to, co zostało przesłane do KSeF, a jeśli decydujemy się na dodatkowe informacje najlepiej, aby nie odnosiły się one do przedmiotu transakcji, jak również nie zaburzały odbioru danych wprowadzonych do KSeF – jak w omawianym przykładzie kwestia rozliczenia:
- jeśli jest możliwość – w pierwszej kolejności warto uwzględnić te dane w samym pliku XML, który jest przesyłany do KSeF.
W sytuacji przekazywania wizualizacji kontrahentom – warto zweryfikować sposób prezentacji naszych danych.
