W lipcu 2021 r. została wydana norma ISO 37002:2021. Jest to pierwsza i jak na razie jedyna norma w całości poświęcona zagadnieniu ochrony sygnalistów. Mając na uwadze, że na wdrożenie systemów ochrony sygnalistów w przedsiębiorstwach zatrudniających powyżej 249 osób zostało niewiele czasu (17 grudnia 2021 r.), a stan prac legislacyjnych nad polską ustawą jest na wczesnym etapie jej przygotowania i nie wiadomo, kiedy ustawa zostanie uchwalona, warto jest przy tworzeniu systemu ochrony sygnalistów posiłkować się wytycznymi.
Cele i założenia normy
Stworzenie normy ISO 37002:2021 ma na celu zapewnienie kompleksowej instrukcji, która pomoże w opracowaniu, wdrożeniu i utrzymaniu systemu, który będzie:
- prosty:
- efektywny:
- zgodny z prawem.
Wytyczne ISO 37002:2021 mają uniwersalny charakter i tym samym powinny być odpowiednie dla wszystkich organizacji niezależnie do ich wielkości i rodzaju prowadzonej działalności.
W założeniu norma ISO 37002:2021 powinna przede wszystkim uzupełniać luki krajowych przepisów dotyczących zgłaszania nieprawidłowości i wyznaczać tym samym standard najbardziej właściwego działania dla przedsiębiorców.
Jak stworzyć system zgłaszania nieprawidłowości?
Norma ISO 37002:2021 nie daje przykładów gotowych procedur dotyczących zgłaszania nieprawidłowości, wskazuje jednak na elementy które, powinien zawierać dobrze stworzony system whistleblowingowy, a są to:
- identyfikacja organizacji i jej potrzeb i stworzenie systemu umożliwiającego efektywne zgłaszanie nieprawidłowości
- ocena otrzymanych zgłoszeń;
- wyjaśnianie wskazanych nadużyć;
- sposoby zamykania spraw dotyczących zgłoszonych nadużyć.
Wszystkie działania podejmowane w ramach wewnętrznej procedury ochrony sygnalistów powinny być podejmowane z uwzględnieniem i zachowaniem zasad:
- zaufania;
- poufności;
- bezstronności;
- ochrony sygnalisty i osób postronnych.
Jakie korzyści daje stworzenie systemu do zgłaszania nieprawidłowości?
Stworzenie systemu do zgłaszania nieprawidłowości może pozwolić zidentyfikować nieprawidłowości oraz rozwiązać problemy na wczesnym etapie ich powstania. Brak polskiej ustawy powoduje konieczność posiłkowania się wytycznymi i normą ISO 37002:2021. Działanie zgodnie z wytycznymi ISO pomoże stworzyć lub ulepszyć już istniejącą w organizacji procedurę zgłaszania nieprawidłowości. Norma ISO 37002:2021 nie podlega certyfikacji i nie jest aktem prawnym, z pewnością stanowi jednak zbiór stosowanych i wypracowanych praktyk rynkowych, w oparciu o które opracowanie systemu whistleblowingowego będzie przejawem zachowania należytej staranności w działaniu przedsiębiorcy.
