Zgodnie z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pracodawcy:
- zatrudniający co najmniej 50 pracowników — mają obowiązek utworzenia funduszu,
- pozostali — mogą, na warunkach określonych w ustawie, taki fundusz utworzyć.
Cele, na które można przeznaczyć środki z ZFŚS
Środki zgromadzone w ramach ZFŚS mogą być przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej, rozumianej jako:
- działalność kulturalno-oświatowa,
- działalność sportowo-rekreacyjna,
- opieka nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, u dziennego opiekuna lub przez nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
- udzielanie pomocy materialnej — rzeczowej lub finansowej,
- udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe,
- różne formy wypoczynku.
Wątpliwości po stronie pracodawców budzi możliwość zakwalifikowania imprezy okolicznościowej lub integracyjnej do działalności socjalnej w rozumieniu ustawy, a w konsekwencji — sfinansowania jej ze środków ZFŚS.
Impreza integracyjna/okolicznościowa a działalność socjalna
W orzecznictwie ugruntowało się stanowisko, zgodnie z którym działalność w postaci imprez czy spotkań okolicznościowych i integracyjnych zawiera się w pojęciu działalności socjalnej jako rodzaj działalności rekreacyjnej. Pracodawca może więc organizować imprezy integracyjne, czy też spotkania okolicznościowe, a ich koszt pokrywać ze środków zgromadzonych w ramach ZFŚS (tak: wyrok Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08).
Regulamin ZFŚS
Pracodawca, chcąc finansować imprezy integracyjne z ZFŚS, musi pamiętać o odpowiedniej redakcji regulaminu ZFSŚ:
- Z funduszu mogą być finansowane tylko te świadczenia, które zostały przewidziane w regulaminie funduszu. Kluczowe jest więc, aby w regulaminie ZFŚS zawrzeć zapisy, które dopuszczają możliwość organizowania i finansowania imprez integracyjnych dla wszystkich pracowników, a także określają kwestię odstąpienia od stosowania kryteriów socjalnych w przypadku takich imprez.
- Dodatkowo należy mieć na uwadze, że co do zasady środki z ZFŚS wydatkowane są na wniosek pracownika/pracowników. Stąd też, aby uniknąć problemu z określeniem wnioskodawcy, istotne jest, aby w regulaminie ZFŚS zamieścić zapis, który pozwoli pracodawcy na organizację tego typu spotkań, imprez czy wydarzeń z własnej inicjatywy, bez wniosku ze strony pracowników.
Finansowanie imprezy integracyjnej ze środków ZFŚS
Brak jest przeciwwskazań do sfinansowania imprezy integracyjnej w całości z ZFŚS. Takie rozwiązanie wydaje się wręcz najprostsze, ponieważ gdyby pracodawca zdecydował się jedynie na współfinansowanie takiego wydarzenia z ZFŚS, wówczas wysokość dopłat dokonywanych przez pracowników musiałaby być uzależniona od kryteriów socjalnych.
Należy jednak pamiętać, że koszt imprezy integracyjnej nie powinien wyczerpywać całości ZFSŚ. Nie może bowiem dojść do sytuacji, w której w konsekwencji zorganizowania imprezy integracyjnej niemożliwe staje się zaspokojenie innych potrzeb socjalnych pracowników znajdujących się w trudnej sytuacji materialno-rodzinnej.
