Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy:
- od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców
– przy czym odbieranie faktur w KSeF będzie miało już miejsce od 1 lutego 2026 r. (jeśli taka faktura zostanie w systemie wystawiona). Co oznacza, że Jednostki Samorządu Terytorialnego powinny być przygotowane do KSeF już od 1 lutego 2026 roku.
Wystawianie i odbieranie faktur
Schemat faktury ustrukturyzowanej przewiduje na fakturze sprzedażowej wskazywanie:
- danych sprzedawcy jako JST,
- danych jednostki podrzędnej JST, jako „Podmiot3” jako „Rola – 7 – JST wystawca”
– co pozwoli na pokazanie na fakturze, zarówno JST (z nr NIP) jak i jednostki, która bierze udział w transakcji jako wystawca faktury.
Z kolei w przypadku faktur zakupowych, sprzedawca podaje:
- dane nabywcy – JST, w „Podmiot2”,
- w polu znacznikowym „JST” – wartość: 1,
- dane jednostki podrzędnej JST w „Podmiot 3” jako „Rola – 8 – JST odbiorca”
– co pozwoli na dostęp do faktury zarówno JST, jak i jednostce podrzędnej.
Uprawnienia do KSeF
Należy wskazać, że JST będzie miało możliwość uwierzytelnienia się do KSeF (tak jak inni podatnicy), poprzez:
- pieczęć elektroniczną, a następnie w KSeF nadanie kolejnych uprawnień,
- ZAW-FA i nadanie uprawnień konkretnej osobie.
JST będzie również posiadać całość uprawnień, natomiast będzie możliwość nadania uprawnień osobie fizycznej, która z kolei nada uprawnienia kolejnym osobom fizycznym, w celu stania się administratorami poszczególnych jednostek podrzędnych.
Z kolei administrator jednostki podrzędnej może nadawać kolejne uprawnienia osobom fizycznym w ramach jednostki podrzędnej JST.
Podsumowanie
Jak widać, system wystawiania i odbierania faktur poprzez KSeF w JST będzie wyglądał trochę inaczej – dlatego ważne, aby już teraz odpowiednio przygotować dostawców, jak i nabywców, w szczególności zwracając uwagę na element „Podmiot3” oraz „Rola”.
Również należy odpowiednio przygotować się do procesu nadawania uprawnień, biorąc pod uwagę jednostki podrzędne JST.
