Wyobraźmy sobie taką rozmowę. Jest poranek 22 grudnia 2022 r. w pewnej dużej firmie produkcyjnej, Główna księgowa jest na spotkaniu z Członkiem zarządu (imiona zupełnie przypadkowe):
– „Panie Andrzeju, ze spraw pilnych mamy jeszcze do podpisania oświadczenie o sporządzeniu dokumentacji, proszę rzucić okiem i elektronicznie podpisać, ja zorganizuję wysyłkę;
– Pani Barbaro, rozmawiałem kilka dni temu z zaprzyjaźnionym doradcą podatkowym i wspominał coś o obowiązkach dokumentacyjnych dla „pośrednich transakcjach rajowych”, że firmy nie tylko powiązane wdrażają procedury, wysyłają jakieś zapytania do kontrahentów i również w tym zakresie członkowie zarządu muszą złożyć oświadczenie – czy my w tym zakresie zrobiliśmy, co trzeba?
– Panie Andrzeju, przyznam szczerze, że coś niecoś słyszałam, ale skupiliśmy się na standardowej dokumentacji tak, jak robiliśmy to zawsze, przecież my nie mamy związków z rajami…”
– Pani Barbaro, w takim razie nie mogę podpisać tego oświadczenia – skoro nie sprawdziliśmy, czy mamy obowiązek dokumentacyjny dla „pośrednich transakcji rajowych” to jak mogę oświadczyć, że dokumentacja jest kompletna? Nie mogę wziąć na siebie ryzyka odpowiedzialności KKS za złożenie oświadczenia, że dokumentacja jest sporządzona, bardzo proszę o naprawę tej sytuacji, tak abym w Sylwestra mógł to oświadczenie złożyć”.
Biorąc pod uwagę proces ustalenia czy należy sporządzić dokumentację w zakresie „pośrednich transakcji rajowych” tj. m.in.
- ustalenie zakresu kontrahentów, których należy zweryfikować (na ogół limit to wartość zakupu > 500 tys. PLN netto od jednego kontrahenta, powiązanego lub niepowiązanego);
- przygotowanie i rozesłanie odpowiednich oświadczeń do podpisu;
- czas oczekiwania na odpowiedzi kontrahentów;
- przeprowadzenie dodatkowej weryfikacji w przypadku braku odpowiedzi;
- ustalenie, dla których transakcji należy sporządzić dokumentację;
– z dużą pewnością można założyć, że Pani Barbara nie zdąży wypełnić tych obowiązków do Sylwestra…
Niniejszym wpisem chcemy uczulić Państwo na odkładanie obowiązków związanych z „pośrednimi transakcjami rajowymi” na ostatnią chwilę. Należy wyraźnie podkreślić, iż oświadczenie o sporządzeniu dokumentacji TP obejmuje również „pośrednie transakcje rajowe” i w związku z tym:
- brak przeprowadzenia procesu weryfikacji kontrahentów może spowodować sytuację, w której niektóre transakcje podlegające obowiązkowi nie zostały udokumentowane;
- w efekcie członkowie zarządu podpisując w takiej sytuacji oświadczenie o sporządzeniu dokumentacji, nie będą mieli czystego sumienia i pełnego przekonania, że składają je zgodnie z prawdą (KKS penalizuje brak sporządzenia dokumentacji albo sporządzenie jej po terminie).
