Regulacja dotycząca wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów została wprowadzona do porządku prawnego 1 stycznia 2018 r., ale wśród przedsiębiorców nadal pojawiają się wątpliwości, jakich kosztów ona dotyczy. Przede wszystkim, dla wielu podatników problematyczna jest kwestia kwalifikacji danych usług jako podlegających pod art. 15e CIT.
Dodatkowo z praktyki widzimy, że często limit wynikający z art. 15e CIT nie jest bieżąco monitorowany. Dopiero przy kalkulacji CIT-8 lub w trakcie kontroli, okazuje się, że podatnik obowiązany jest do wyłączenia określonych wydatków z kosztów uzyskania przychodów.
Z uwagi na powyższe, zalecamy wdrożenie procedury bezpieczeństwa, aby już na starcie wiedzieć, jak postępować z danymi kosztami. Procedura bezpieczeństwa w przypadku art. 15e CIT dotyczyć będzie przede wszystkim działu księgowego, odpowiedzialnego za księgowanie oraz pilnowanie przekroczenia limitu określonego w art. 15e CIT. Ale czy tylko?
Czy członkowie zarządu, zawierający umowy m.in. o świadczenie usług z podmiotami powiązanymi, powinni działać w procedurze czy wystarczy, że ją wdrożą? Podejmując decyzję o zawarciu umowy z podmiotem powiązanym, członkowie zarządu powinni przeanalizować jej wady i zalety również w kontekście limitu z art. 15e CIT. W niektórych przypadkach może się okazać, że umowa z podmiotem niepowiązanym, która nie naraża na wyłączenie danych wydatków z kosztów uzyskania przychodów będzie korzystniejsza dla podatnika.
Prawidłowe działanie procedury zależy od prawidłowej komunikacji oraz bieżącego działania. Na przykład przy księgowaniu wydatków, dział księgowości:
- powinien szczegółowo znać nie tylko kategorie kosztów podlegających ograniczeniu, ale także kategorie podmiotów, na rzecz których ponoszone koszty podlegają ograniczeniu, wyłączenia wynikające z ustawy czy też zasady obliczania limitu i jego wykorzystanie,
- w przypadku „alarmowym” powinny być natychmiast podjęte kolejne kroki procedury, takie jak poinformowanie członków zarządu o przekroczeniu limitu.
Warto zawczasu wdrożyć wewnętrzną procedurę, ponieważ w przypadku, gdy okaże się, że określone w art. 15e CIT koszty przekroczyły wskazany limit– podlegają one wyłączeniu, tzn. może okazać się, że bardzo duże kwoty nie będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, a to z kolei może spowodować duże obciążenie należnościami publicznoprawnymi.
