Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w wyroku z 2 czerwca 2011 r. (sygn. akt I SA/Bk 133/11) rozstrzygnął kwestię dokumentowania na gruncie ustawy o VAT niezawinionego braku towarach handlowych.
W tanie faktycznym sprawy Spółka wykazała braki magazynowe dokumentując je protokołami z inwentaryzacji, w których znajdował się wpis, że „braki powstały z przyczyn niezawinionych”. Organ podatkowy w trakcie kontroli podważył wystarczający charakter tych dowodów i przeprowadził postępowanie dowodowe również z przesłuchania światków. Decyzja pokontrolna była dla podatnika negatywna i nakazywała mu dokonanie korekty podatku naliczonego, obliczonego przy zakupie brakujących towarów, w miesiącach, w których stwierdzono ich braki.
Istotą sporu, którą zajął się Sąd, była kwestia dokumentowania faktu niezawinienia powstałych w towarach handlowych braków. Sama ustawa nie zawiera żadnego katalogu ani przykładów, które mogłyby w sposób jednoznaczny określić zakres obowiązków podatnika w tym zakresie. Jednakże, co wskazał WSA w Białymstoku, kwestia ta była wielokrotnie omawiana w orzecznictwie sądów administracyjnych. I tak, za niewystarczające należy uznać zawarcie w protokole inwentaryzacyjnym, że braki powstały w sposób niezawiniony. Konieczne jest na przykład przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wewnątrz spółki, określenie osób odpowiedzialnych za powstanie braków, ewentualnie pociągniecie ich do odpowiedzialności.
Jednocześnie Sąd zwrócił uwagę na kwestię formy, w jakiej powinien być udowodniony niezawiniony charakter braków magazynowych. Podatnik podniósł argument, że przesłuchanie świadków w sytuacji, gdy okoliczności można wyjaśnić za pomocą dokumentów jest niedopuszczalne. Sąd odniósł się i do tego stanowiska negatywnie. WSA stwierdził, że jeżeli dokumentacja z punktu widzenia danej regulacji ustawowej nie ma charakteru wyczerpującego, należy sięgnąć do innych dowodów. Postępowanie takie nie będzie prowadzeniem postępowania dowodowego przeciw osnowie dokumentu. W związku z powyższym jednostronne stwierdzenie przez podatnika, że braki magazynowe były niezawinione mogło podlegać dodatkowemu sprawdzeniu przez wysłuchanie świadków.
Stanowisko WSA potwierdza dotychczasową praktykę organów podatkowych w zakresie obowiązku prowadzenia przez podatnika rozbudowanej dokumentacji dla celów podatkowych. Z jednej strony gwarantuje to większy poziom bezpieczeństwa w razie kontroli. Z drugiej, brak dookreślonych katalogów w ustawach de facto zmusza podatników do gromadzenia wszelkiego rodzaju dokumentów i prowadzenia pisemnego rejestru wszelkich czynności, jakie mogą być przedmiotem zainteresowania organów podatkowych, bez gwarancji, że właśnie te dowody będą potrzebne i wystarczające.
