Krajowy System eFaktur (KSeF) działa od 1 stycznia 2022 r. – na razie jednak podatnicy mogą z niego korzystać na zasadzie dobrowolności.
Obecnie Komisja Europejska wydała zgodę na możliwość stosowania systemu obligatoryjnie (w ciągu najbliższych tygodni oczekiwana jest jeszcze akceptacja przez Radę UE).
Obowiązkowe korzystanie z KSeF ma nastąpić od kwietnia 2023 r. (nieoficjalnie mówi się, że termin może zostać przesunięty na lipiec 2023 r.).
Co istotne:
- faktury ustrukturyzowane (wysyłane za pośrednictwem KSeF, będą miały format xml. zgodny ze strukturą logiczną przygotowaną przez MF) mają całkowicie zastąpić inne formy wystawiania faktur,
- obowiązkowe tylko dla podatników mających siedzibę w Polsce,
- fakturę będzie można wystawić przy użyciu bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez MF, jak również przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych,
- dostęp do KSeF i wystawianie faktur będzie następować do uwierzytelnieniu za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznej, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub Podpisu Zaufanego,
- będzie dotyczyć podatników zarówno ze względu na wystawiane faktury sprzedażowe, jak również dotyczyć będzie faktur zakupowych – wobec tego istotne już teraz rozpoczęcie odpowiednich wdrożeń, zmiany w tym zakresie będą bowiem wpływały na całą organizację przedsiębiorstw, a nie tylko w zakresie działu księgowego.
Schemat działania:
- podatnik będzie generować plik xml w systemie księgowo-finansowym,
- plik będzie wysyłany do KSeF (po wysłaniu brak możliwości modyfikacji/wycofania faktury) – na tym etapie nastąpi weryfikacja zgodności pliku ze schemą,
- jeśli weryfikacja będzie pozytywna – system nada unikatowy numer KSeF. Dopiero po nadaniu numeru – dokument będzie uznawany za ustrukturyzowaną fakturę,
- faktura ma być udostępniana automatycznie nabywcy,
- w przypadku odrzucenia faktury (nieprzejścia weryfikacji) – faktura nie jest uznawana za wystawioną.
Cel wprowadzenia KSeF:
- usprawnienie obrotu gospodarczego poprzez ujednolicenie standardu faktury,
- cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur,
- zwiększenie szybkości wymiany danych,
- przechowywanie faktur w systemie KSeF (mają być przechowywane przez 10 lat)
- brak obowiązku przesyłania JPK_FA,
- uproszczenie rozliczania faktur korygujących in minus.
W czwartek – 7 kwietnia 2022 r. w godz. 12:00-14:00 MF planuje webianarium dotyczące KSeF – więcej szczegółów pod linkiem.
O zmianach pisaliśmy również we wpisie: Krajowy System e-Faktury – czy czeka nas rewolucja.
