W czerwcu 2023 r. opublikowano ostateczną wersję schemy faktury ustrukturyzowanej FA(2). Wskazujemy, na co warto zwrócić uwagę, przygotowując się do wprowadzenia KSeF w swojej organizacji.
Najważniejsze jest, aby wystawiana faktura była zgodna ze strukturą logiczną FA(2) – w innym przypadku faktura zostanie odrzucona przez system.
W schemie znajdują się pola:
- obligatoryjne – brak ich wypełnienia będzie skutkować odrzuceniem faktury,
- fakultatywne – nieobowiązkowe, jednak czasami ich wypełnienie może spowodować, iż w dalszej sekwencji do uzupełnienia pojawią się pola obowiązkowe,
- opcjonalne – są wypełniane, jeśli zostaną spełnione określone warunki z ustawy.
Istotna jest weryfikacja oznaczeń pól – jaki mają limit znaków oraz czego dokładnie dotyczą. Co do zasady pola znakowe mają limit 256 znaków, jednakże w niektórych polach limit jest inny, np. 512 znaków.
Dodatkowo należy pamiętać o elementach, w których dokonuje się wyboru, np. pole dotyczące mechanizmu podzielonej płatności:
- przyjmie wartość „1”, jeśli są spełnione warunki do obowiązkowego split payment,
- przyjmie wartość „2”, gdy nie znajdzie zastosowania obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności.
Należy też pamiętać, że, pomimo że schema FA(2) zawiera np. pola dotycząca oznaczeń GTU – podatnik niekoniecznie jest zobowiązany do ich wskazywania, nawet jeśli faktycznie transakcja dotyczy któregoś z GTU. Oczywiście zastosowanie takiego oznaczenia na fakturze, może być ułatwieniem dla podatnika i dla nabywcy, jednak nadal nie stanie się obowiązkiem.
Dodatkowo – wystawiając fakturę w KSeF, nie będzie możliwym dodanie załączników. Podatnik będzie mógł jednak zawrzeć pomocnicze informacje w polu DodatkowyOpis (należy pilnować, aby nie były sprzeczne z informacjami wskazanymi w innych polach). Nadal będzie możliwość przekazania kontrahentowi załącznika czy dodatkowych informacji w sposób z nim uzgodniony, np. mailowy.
Jak widać – przygotowania do korzystania z KSeF muszą się odbywać na wielu płaszczyznach. Ważna jest nie tylko strona informatyczna, ale też współpraca między działami sprzedaży czy logistyki, czyli wszystkich tych, które ustalają warunki dostaw z klientem, wystawiają fakturę i są odpowiedzialne za wysyłkę towaru i dokumentów do klienta. Dlatego też warto już teraz ustalić m.in. czy podatnik będzie wypełniał pola fakultatywne, jak postąpi z załącznikami do faktur, a przede wszystkim czy aktualna zawartość faktur spełni wymagania schemy.
