Pomimo stosowanych już procedur podatnicy powinni cały czas pozostawać czujni – obszarów ryzyk w transakcjach krajowych może być bowiem wiele, a zmiany przepisów, które pozornie miały pomóc finalnie mogą dołożyć obowiązków.
Slim VAT czyli co z korektą
Co prawda od 1 stycznia 2021 r. zlikwidowany został wymóg posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej – ale aby sprzedawca mógł obniżyć podstawę opodatkowania poza samą fakturą powinien:
- posiadać dokumentację potwierdzającą warunki obniżenia podstawy,
- i warunki te muszą zostać faktycznie spełnione.
Po stronie kupującego – w celu dokonania odpowiedniej korekty konieczne jest spełnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania (a nie posiadania faktury korygującej).
Istotne jest wiec, aby podatnik ustalił – zarówno dla faktur sprzedażowych, jak i zakupowych kto i w jaki sposób powinien podjąć działania zmierzające do posiadania odpowiedniej dla podatnika dokumentacji tj. kto jest odpowiedzialny za „potwierdzenie” spełnienia warunków umożliwiających korektę.
Uzgodnienia pomiędzy kontrahentami, jak wskazuje w objaśnieniach samo Ministerstwo Finansów, mogą być ustne, niemniej jednak dla celów dowodowych i ewentualnych przyszłych kontroli lub też zmiany osób odpowiedzialnych za transakcje, warto jest mieć potwierdzenie ustaleń chociażby w formie mailowej.
Przykładowe działanie w przypadku zwrotu towarów po stronie sprzedawcy:
- otrzymanie informacji o zwrocie towarów – mailowo do działu sprzedaży/poprzez system i wysyła towar do sprzedawcy (1 element dokumentacji – uzgodnienie warunków zwrotu i wysokości obniżki ceny),
- sprzedawca otrzymuje towar – informacja zostaje odnotowana w systemie zwrotów / w systemie magazynowym (2 element dokumentacji – spełnienie uzgodnionych warunków),
- sprzedawca wystawia fakturę korygującą in minus.
Oba powyższe dokumenty powinny trafić w odpowiednim momencie do księgowości – istotna jest zatem komunikacja w szczególności pomiędzy działami odpowiedzialnymi za zwroty/przyjmowanie zwrotów a księgowością.
Biała lista podatników a split payment
Stosowanie split payment poniekąd zwalnia z obowiązku weryfikacji płatności z białą listą podatników, niemniej jednak w tym wypadku również nie należy dać się zwieźć, ponieważ:
- w ewidencji JPK_V7 konieczne jest oznaczenie – zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę – transakcji z obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności (MPP jest obowiązkowy przy dokonywaniu płatności za faktury powyżej 15 tys. brutto zł, które dotyczą tzw. towarów i usług wrażliwych)
– wobec tego nie będzie właściwe przyjęcie, że realizacja wszystkich transakcji w split payment uchroni to podatnika przed wszystkimi ryzykami,
– konieczne jest wprowadzenie mechanizmu, który będzie w stanie „wyłapać” transakcje z obowiązkowym split paymentem – konieczne jest ustalenie przez osoby dokonujące zakupu/sprzedające (czyli zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy) czy przedmiotem transakcji są towary wrażliwe i przekazanie tych informacji do działu księgowości.
Powyższe jest o tyle istotne, że organ podatkowy może nałożyć karę (po wcześniejszym wezwaniu do skorygowania) w wysokości 500 zł za każdy zidentyfikowany błąd w ewidencji. Sankcja ta jest co prawda fakultatywna, jednakże to w ocenie organu pozostaje czy jest to błąd uniemożliwiający przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji.
Transakcje łańcuchowe na terytorium kraju
Jeśli w transakcji uczestniczą:
- trzy podmioty,
- towar przekazywany jest od sprzedawcy bezpośrednio do ostatniego podmiotu,
– powstaje pytanie czy drugi podmiot wykonał usługę czy jednak dostawę towarów – dotychczas funkcjonowało domniemanie, że każdy z podmiotów dokonywał dostawy towarów, niemniej od 1 stycznia 2021 r. uchylono przepis, który to regulował.
Jak zabezpieczyć podatkowo transakcję? Koniecznym może okazać się dokonywanie analizy łańcucha dostaw krajowych, w szczególności pod kątem przejścia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel pomiędzy podmiotami.
Dlatego też warto w trakcie uzgadniania warunków transakcji dokonać ustaleń czy podmiot pośredniczący w ramach transakcji przejmuje prawa i ryzyka związane z towarem (nabywa i następnie przekazuje prawo do dysponowania jak właściciel).
