Stosowanie stawki 0% VAT przy WDT, eksporcie czy transakcjach trójstronnych, jak również VAT neutralny podatkowo przy WNT czy imporcie (pod pewnymi warunkami) wydają się standardem. Nie zapominajmy, że to wszystko jest możliwe tylko w przypadku dysponowania odpowiednią dokumentacją w odpowiednim czasie.
Na właściwe rozliczenie VAT transakcji międzynarodowej duży wpływ ma przepływ informacji między działem księgowości a działami handlowym (dział sprzedaży, zakupów czy logistyki).
Bardzo często to właśnie pracownicy działu handlowego kontaktują się z kontrahentem i ustalają warunki transakcji, takie jak:
- organizacja transportu,
- miejsce docelowe,
- warunki transportu (Incoterms).
Pracownicy działu handlowego zazwyczaj jako pierwsi otrzymują również dokumenty dotyczące transportu – listy CMR, specyfikacje sztuk ładunku, faktury. Wszystkie te dokumenty mają duży wpływ na rozliczenie danej transakcji w VAT.
Niestety często osoby te nawet nie zdają sobie sprawy jak istotnym jest:
- posiadanie we właściwym czasie odpowiednich dokumentów potwierdzających WDT / eksport – terminowo zgromadzone dokumenty potwierdzające WDT / eksport umożliwiają zastosowanie stawki 0% zamiast 23%,
- posiadanie odpowiednich dokumentów dotyczących WNT umożliwiających terminowe rozliczenie w deklaracji – sprawne przekazywanie do działu księgowości otrzymywanych faktur dotyczących WNT może pozwolić na terminowe rozpoznanie obowiązku podatkowego, a co za tym idzie – na brak, powodującego często wysokie koszty odsetek od zaległości (nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych), „rozjazdu” okresu rozpoznania VAT należnego i naliczonego;
- ustalenie warunków transportowych / zbadanie, co dzieje się z towarem po jego sprzedaży – w kontekście wystąpienia transakcji łańcuchowej i jej prawidłowego rozliczenia konieczne jest identyfikowanie i przekazywanie do działów księgowości informacji o realizowanej transakcji.
Pamiętajmy, że właściwie każda nieprawidłowo rozliczona transakcja (która może być konsekwencją braku współpracy między działami w organizacji) może spowodować negatywne konsekwencje dla firmy, w szczególności finansowe.
Z pomocą uniknięcia negatywnych konsekwencji może przyjść wdrożenie odpowiedniej procedury wewnętrznej w zakresie VAT określającej sprawne przekazywanie dokumentów oraz kluczowych informacji pomiędzy poszczególnymi działami danego przedsiębiorstwa. Procedura taka powinna określać przykładowo, że pracownik działu handlowego:
- ustala warunki transakcji z kontrahentem, identyfikując równocześnie czy towar będzie przedmiotem dalszej odsprzedaży oraz w jakim terminie zostaną przesłane dokumenty ją potwierdzające,
- wstępne informacje o transakcji przekazuje do działu księgowości,
- po wystawieniu/otrzymaniu faktur – przekazuje je natychmiast do księgowości,
- po uzyskaniu innych dokumentów – podpina je pod właściwą fakturę i przekazuje do księgowości.
Dlatego też rekomendowane jest wprowadzenie odpowiedniej procedury ograniczającej ryzyko wystąpienia nieprawidłowości, której wdrożenie może być tańsze i mniej dotkliwe niż ponoszenie konsekwencji zaistniałych błędów.
