pl+48 71 794 01 27
·
kancelaria@tla-kancelaria.pl
·
Pon - Pt 08:00-16:00
Śledź nas na Linkedin

Paperless w organizacji – digitalizacja akt pracowniczych

TLA Kancelaria > Bezpiecznik > Paperless w organizacji – digitalizacja akt pracowniczych

W dobie pandemii działania wielu przedsiębiorców nakierowane są na szukanie możliwości usprawnienia procesów funkcjonujących w ramach przedsiębiorstwaPolem, któremu warto poświęcić szczególną uwagę jest kwestia prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 roku możliwe jest prowadzenie akt pracowniczych również w formie elektronicznej  (zdigitalizowanej), co może pomóc w optymalizacji i redukcji kosztów tego procesu.  

 

Samo przejście z prowadzenia dokumentacji w formie papierowej na formę elektroniczną wymaga od pracodawcy: 

  • sporządzenia cyfrowego odwzorowania dokumentów pracowniczych (np. w formie skanu)  

oraz 

  • opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. 

 

Jednocześnie decydując się na zmianę formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną należy pamiętać o procesach przygotowawczych do takiego przejścia, tj. w szczególności: 

  • wypełnieniu obowiązków informacyjnych wobec pracowników – w szczególności przed zniszczeniem akt papierowych, 
  • wdrożeniu odpowiednich procedur, z których będzie wynikało kto jest upoważniony do pracy na dokumentach w formie elektronicznej, w jakim zakresie oraz na jakich zasadach, 
  • zapewnieniu przechowywania dokumentacji pracowniczej w jakości spełniającej minimalne wymagania przewidziane przepisami prawa i w sposób gwarantujący w szczególności zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, a także innych wymogów wynikających z przepisów prawa pracy, 
  • zapewnieniu zgodności z innymi powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym zwłaszcza z ustawą o przetwarzaniu danych osobowych czy RODO (np. w przypadku sytemu informatycznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny, który będzie uzyskiwał dostęp do danych czy w zakresie stosownych upoważnień do przetwarzania dla pracowników). 

 

Pomimo konieczności spełnienia określonych wymagań w przypadku prowadzenia akt osobowych w formie cyfrowej jest to z pewnością obszar, którym warto się zainteresować, zwłaszcza wobec powszechnej obecnie pracy zdalnej. Szczególnie uwzględniając fakt, iż dane pracowników w formie papierowej również wymagają odpowiedniego standardu ochrony, wobec czego odpowiednio przygotowane przejście do formy cyfrowej może ostatecznie okazać się formą wygodniejszą i tańszą 

Powiązane wpisy

Najnowsze wpisy

Planowane zmiany w akcyzie od 2023 roku
4 października 2022
stawki diet w podróżach służbowych 2023
Nowe stawki diet w podróżach służbowych  
28 września 2022
Podatek od nieruchomości
Jak ustalić wysokość w świetle – kolejne wątpliwości w podatku od nieruchomości
22 września 2022

Archiwa