W dobie pandemii działania wielu przedsiębiorców nakierowane są na szukanie możliwości usprawnienia procesów funkcjonujących w ramach przedsiębiorstwa. Polem, któremu warto poświęcić szczególną uwagę jest kwestia prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 roku możliwe jest prowadzenie akt pracowniczych również w formie elektronicznej (zdigitalizowanej), co może pomóc w optymalizacji i redukcji kosztów tego procesu.
Samo przejście z prowadzenia dokumentacji w formie papierowej na formę elektroniczną wymaga od pracodawcy:
- sporządzenia cyfrowego odwzorowania dokumentów pracowniczych (np. w formie skanu)
oraz
- opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Jednocześnie decydując się na zmianę formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną należy pamiętać o procesach przygotowawczych do takiego przejścia, tj. w szczególności:
- wypełnieniu obowiązków informacyjnych wobec pracowników – w szczególności przed zniszczeniem akt papierowych,
- wdrożeniu odpowiednich procedur, z których będzie wynikało kto jest upoważniony do pracy na dokumentach w formie elektronicznej, w jakim zakresie oraz na jakich zasadach,
- zapewnieniu przechowywania dokumentacji pracowniczej w jakości spełniającej minimalne wymagania przewidziane przepisami prawa i w sposób gwarantujący w szczególności zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur, stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, a także innych wymogów wynikających z przepisów prawa pracy,
- zapewnieniu zgodności z innymi powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym zwłaszcza z ustawą o przetwarzaniu danych osobowych czy RODO (np. w przypadku sytemu informatycznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny, który będzie uzyskiwał dostęp do danych czy w zakresie stosownych upoważnień do przetwarzania dla pracowników).
Pomimo konieczności spełnienia określonych wymagań w przypadku prowadzenia akt osobowych w formie cyfrowej jest to z pewnością obszar, którym warto się zainteresować, zwłaszcza wobec powszechnej obecnie pracy zdalnej. Szczególnie uwzględniając fakt, iż dane pracowników w formie papierowej również wymagają odpowiedniego standardu ochrony, wobec czego odpowiednio przygotowane przejście do formy cyfrowej może ostatecznie okazać się formą wygodniejszą i tańszą.
