Już od dłuższego czasu obserwujemy trend legislacyjny, zgodnie z którym dotychczas typowe działania kontrolne i nadzorcze administracji państwowej nad działalnością przedsiębiorstw stają się obowiązkowym elementem bieżącej działalności tych przedsiębiorstw. Według „nowej logiki” kontroli przestrzegania prawa przedsiębiorcy:
- mają nie tylko kontrolować zgodność działania własnej organizacji z obowiązującymi przepisami, ale nawet
- kontrolować prawidłowość działania podległych pracowników/współpracowników,
a nawet kontrahentów z pewnymi zasadami.
Chyba najwyraźniejszym, funkcjonującym dziś, przykładem powyższego jest „obowiązek” działania zgodnie z Metodyką w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych. Oczywiście nikt nie zmusza przedsiębiorców do stosowania metodyki, ale brak działania według wskazówek w niej zawartych może prowadzić do pozbawienia prawa do odliczenia podatku naliczonego – czego nikt nie chce.
Przedstawienie metodyki niejako przeniosło (w bardzo pomysłowy sposób) obowiązek weryfikacji „istnienia kontrahenta i rzeczywistego prowadzenia przez niego działalności”
z administracji podatkowej na podatników. Bilans tego kroku wygląda następująco:
- administracja podatkowa zyskała nowe (angażujące wszystkich niepłacących w split-payment) masowe narzędzie wykrywania podmiotów „fikcyjnych” biorących udział w karuzelach podatkowych – praktycznie bez ponoszenia kosztów,
- przedsiębiorcy zyskali bezpieczeństwo rozliczeń (stosując się do Metodyki redukują ryzyko braku prawa do odliczenia VAT) ponosząc jednak dodatkowe koszty związane
z weryfikacją kontrahentów.
Ustawodawca zdaje sobie sprawę, że nie jest możliwie całkowite wyeliminowanie nieprawidłowości i już metodyka w samej nazwie wskazywała, że dla zachowania bezpieczeństwa wystarczające jest „dochowanie należytej staranności” w podejmowanych działaniach.
Tematyka dochowania należytej staranności staje się coraz bardziej „modna”, czego przykłady znajdujemy także m.in. w:
- zasadach stosowania preferencji związanych z poborem podatku u źródła,
- programie współdziałania,
- zapowiadanych zmianach w regulacjach o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych,
- planowanych obowiązkach dotyczących zapewnienia ochrony sygnalistom.
Oczywiście przedsiębiorstwa już dziś w konkretnych „wrażliwych” przypadkach działają według wypracowanych zasad postępowania mających na celu unikanie „błędów”. Niestety często zasady te nie mają sformalizowanej (pisemnej) dostępnej dla wszystkich pracowników formy, ale zapisaną są w doświadczeniu wybranych członków organizacji i tkwią wyłącznie w ich głowach.
W celu wykazania dochowania należytej staranności na wypadek błędu kluczowe może się okazać się udowodnienie (najłatwiej bazować na dowodach pisemnych), że:
- w organizacji istniał odpowiedni system reguł postępowania, a odpowiedzialność
i funkcje były przypisane do odpowiednich członków organizacji, - osoby odpowiedzialne za dane działanie znały zasad funkcjonowania systemu bezpieczeństwa i postępowały zgodnie z jego zalecaniami.
W kolejnych wpisach będziemy Państwu przybliżać, jak widzimy funkcjonowanie systemów bezpieczeństwa „dochowania należytej staranności” w poszczególnych obszarach działalności przedsiębiorstwa. Wskażemy także jakie ryzyka po stronie managerów zarządzających oraz po stronie samej organizacji mogą zostać zminimalizowane w wyniku wdrożenia takich systemów.
