Pojęcie pracy zdalnej, choć było dotychczas znane, to swojej regulacji prawnej doczekało się dopiero w przepisach tzw. tarczy antykryzysowej, a i te regulacje na przestrzeni obowiązywania przepisów ulegały zmianie.
W jakim zakresie obecnie uregulowana jest praca zdalna?
Obecny art. 3 tzw. tarczy antykryzysowej reguluje podstawowe kwestie dotyczące pracy zdalnej, tj. kwestię:
- możliwości polecenia pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19,
- ogólnego określenia okoliczności w jakich praca zdalna może być polecona,
- obowiązek pracodawcy zapewnienia narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługi logistycznej pracy zdalnej, a także warunków w jakich możliwe jest używanie przez pracownika narządzi lub materiałów niezapewnianych przez pracodawcę,
- polecenia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną prowadzenia ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającej w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania ze wskazaniem formy i częstotliwości sporządzania takiej ewidencji,
- możliwości cofnięcia polecenia pracy zdalnej.
Czy regulacja tarczy antykryzysowej jest wyczerpująca i wystarczająca?
Niestety wprowadzona regulacja nie ma charakteru kompleksowego, a raczej doraźny i sytuacyjny. Potwierdza to chociażby fakt, że trwają prace nad zmianą kodeksu pracy poprzez wprowadzenie do niego regulacji odnoszących się właśnie do pracy zdalnej.
Jak pracodawca powinien postępować w oczekiwaniu na zmiany w prawie?
Aby skutecznie i bezpiecznie stosować pracę zdalną rekomendujemy wdrożenie odpowiednich regulacji, zaleceń i wytycznych wewnętrznych, jak np. regulamin pracy zdalnej lub odpowiednie postanowienia regulaminu pracy. Ponadto może zaistnieć potrzeba zawarcia stosownych umów (np. umów powierzenia mienia) czy udzielenia odpowiednich informacji (np. w zakresie stosowanego monitoringu poczty elektronicznej).
Kwestiami, na które warto zwrócić szczególną uwagę i je uregulować są w szczególności:
- zasady rozliczania pracy zdalnej – nie tylko ewidencja wykonanych czynności, ale również m.in.: sposób przekazywania i dobierania zadań z punktu widzenia czasu pracy, sposób potwierdzania obecności w pracy pracownika, sposób przekazywania przez pracownika wyników jego pracy,
- sposób powierzania mienia pracownikowi,
- zasady przetwarzania danych osobowych w przypadku wykonywania pracy zdalnej,
- kwestie monitoringu stosowanego przez pracodawcę (jak np. monitoring służbowej poczty elektronicznej pracownika),
- sposób zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
- sposób rozliczania korzystania przez pracownika z własnego sprzętu lub materiałów.
Przyjęcie powyższych rozwiązań powinno mieć miejsce już przy pierwszym poleceniu pracy zdalnej i jest szczególnie istotne, aby z jednej strony umożliwić pracodawcy zabezpieczenie własnego interesu, a z drugiej aby umożliwić wykazanie, że wywiązał się ze wszystkich obowiązków względem pracowników i przestrzega przepisów prawa pracy w pełnym zakresie.
