13 lipca 2020 r. na stronie UODO opublikowano „ABC rekrutacji”, czyli wytyczne dla pracodawców i rekruterów w zakresie przetwarzania danych osobowych kandydatów podczas rekrutacji. Wytyczne mają na celu uporządkowanie praktyk w kontekście prowadzenia rekrutacji i objaśnienie obowiązujących przepisów.
UODO potwierdza, iż katalog danych, do których żądania upoważniony jest pracodawca jest zbieżny z wprowadzonym niedawną nowelizacją katalogiem z art. 221 KP, na który składają się:
- imię (imiona) i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
- wykształcenie i kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia (o ile jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku).
Przetwarzanie danych innych, niż wymienione w powyższym katalogu (lub wymaganych prawem) może odbywać się jedynie z inicjatywy kandydata i za jego wyraźną zgodą, a dane nie mogą być w żadnym wypadku zbierane na zapas. Za taką zgodę możemy uznać samodzielne umieszczenie danych w CV i przesłanie go w ramach procesu rekrutacji. Co podkreśla się w wytycznych – nie ma konieczności zawierania klauzuli o wyrażaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w ramach tej konkretnej rekrutacji w której bierze udział kandydat, gdyż jako takie wyrażenie zgody traktowane jest samo przesłanie CV.
Inaczej jest w przypadku chęci wzięcia udziału również w kolejnych rekrutacjach – wówczas wymagana jest wyraźna zgoda kandydata na przetwarzanie jego danych na potrzeby przyszłych rekrutacji, ale przez czas określony. Zasadniczo po zakończeniu rekrutacji ustaje cel przetwarzania, a tym samym możliwość korzystania z aplikacji danego kandydata.
Co ważne potencjalny pracodawca nie jest uprawniony do samodzielnego kontaktu z podmiotami, które wystawiły referencje przedłożone przez kandydata w toku rekrutacji celem weryfikacji zawartych tam danych. Referencje takie są przedkładane przez kandydata w formie oświadczenia i to sam kandydat ma być źródłem informacji dotyczących przebiegu jego dotychczasowego zatrudnienia.
Wytyczne UODO z pewnością wpłyną na uporządkowanie praktyki przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji, co powinno skłonić pracodawców do weryfikacji dotychczas stosowanych procedur.
