Z dniem 1 stycznia 2010 r. wprowadzono nowe zasady określania miejsca świadczenia, które przede wszystkim bazowały na określeniu, czy nabywcą usługi jest podatnik czy też podmiot niebędący podatnikiem. Pomimo tej zmiany ani przepisy wspólnotowe ani polskie przepisy w zakresie VAT nie odnosiły się do kwestii ustalania statusu podatnika.
Zmianą w tym zakresie są przepisy art. 17 i 18 obowiązującego od 1 lipca 2011 r. Rozporządzenia Wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 (dalej: rozporządzenie UE), które wprowadza regulacje dotyczące ustalania statusu nabywcy usługi (usługobiorcy).
W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć na następujące pytanie: czy nowe regulacje wprowadzają nowe obowiązki na usługodawcę, czy też tylko stanowią wskazówki dla niego? Czy usługodawca przy kontroli organów podatkowych będzie musiał wykazać się przeprowadzeniem procedury sprawdzania statusu nabywcy usługi?
Naszym zdaniem przepisów rozporządzenia nie należy traktować jako obowiązku po stronie usługodawcy, którego spełnienie warunkuje uznanie przez usługodawcę, iż usługa jest świadczona na rzecz podatnika. Uznać należy jednak, iż spełnienie wymogów zawartych w rozporządzeniu stanowi jednak zabezpieczenie poprawności rozliczeń świadczonej usługi. Dlatego też polscy podatnicy, którzy w przypadku przyjęcia, iż świadczą określoną usługę na rzecz podatnika, nie opodatkowują tej usługi VAT w Polsce, powinni przeprowadzić procedurę potwierdzania statusu nabywcy usługi, w szczególności, gdy nie posiadają pewności co do statusu usługobiorcy.
W tym miejscu można postawić sobie pytanie: jak często należy taką procedurę przeprowadzać? Naszym zdaniem, kwestię tą należy rozstrzygać pod kątem należytej staranności usługodawcy. Oczywistym jest bowiem, iż sprawdzanie statusu nabywcy usługi nie będzie dokonywane przy każdej transakcji lub raz w miesiącu, jednak naszym zdaniem, aby wykazać się należytą starannością w przypadku ewentualnego sporu z organami podatkowymi, usługodawca powinien raz na kwartał potwierdzać status nabywcy usługi.
Przechodząc do sposobu potwierdzania statusu nabywcy usługi należy wskazać na dwa najczęstsze przypadki:
- dla podatnika prowadzącego działalność gospodarczą na terytorium Wspólnoty i posiadającego numer identyfikacji VAT:
- uzyskanie od nabywcy usługi jego indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT (czynności jednorazowa),
- potwierdzenie ważności tego numeru identyfikacyjnego, a także nazwiska/ nazwy i adresu przypisanych temu numerowi (rekomendowane wykonanie przynajmniej raz na kwartał; w praktyce najbezpieczniej i zarazem szybko drogą elektroniczną).
- dla podatnika prowadzącego działalność gospodarczą poza terytorium Wspólnoty:
- uzyskanie od usługobiorcy zaświadczenie wydanego przez właściwe organy podatkowe usługobiorcy, potwierdzającego, że usługobiorca prowadzi działalność gospodarczą i uprawniającego go do otrzymania zwrotu VAT na mocy dyrektywy Rady 86/560/EWG lub jeżeli takiego zaświadczenia nie ma
- uzyskanie numeru VAT lub podobnego numeru nadanego usługobiorcy przez państwo siedziby i służącego identyfikacji przedsiębiorców lub dowolnego innego dowodu potwierdzającego, że usługobiorca jest podatnikiem oraz dokonanie w rozsądnym zakresie weryfikacji rzetelności przedstawionych przez usługobiorcę danych za pomocą zwykłych, handlowych środków bezpieczeństwa, takich jak środki dotyczące kontroli tożsamości lub płatności
